Article 4

Les membres du conseil de surveillance sont convoqués par leur président, au moins, dix (10) jours avant la date prévue pour la tenue de la réunion. Ce délai peut, toutefois, être réduit à l'appréciation du président du conseil de surveillance, lorsque des circonstances exceptionnelles ou les activités de l'agence hydrocarbures l'exigent.

Les convocations aux réunions du conseil de surveillance sont notifiées par tout moyen, contre accusé de réception, et doivent indiquer l'ordre du jour et le lieu de la tenue de la réunion.

Les membres du comité de direction de l'agence hydrocarbures sont invités par le président du conseil de surveillance pour participer aux réunions du conseil de surveillance dans les mêmes formes et délais.

Le président du comité de direction de l'agence d'hydrocarbures concernée peut faire participer à la réunion du conseil de surveillance, tout cadre de l'agence hydrocarbures. Le président du conseil de surveillance est tenu informé, préalablement, de cette participation.

Le président du conseil de surveillance peut autoriser sur proposition du président du comité de direction de l'agence hydrocarbures concernée, la participation aux réunions du conseil de surveillance de tout expert, dont la présence est jugée nécessaire.

Les participants aux réunions du conseil de surveillance émargent la feuille de présence.

Les membres du conseil de surveillance peuvent proposer au président du conseil de surveillance, avant la date prévue pour la tenue de la réunion, d'inscrire un ou plusieurs points supplémentaires à l'ordre du jour, sur proposition, d'au moins, trois (3) de ses membres.