المادة 35

يرسل استدعاء إلى كل عضو في اللجنة قبل ثمانية (8) أيام من الجلسة، يعلم فيها بمكان وتاريخ وتوقيت وجدول أعمال اللجنة وذلك بكل الوسائل بما فيها البريد العادي و/أو البريد الإلكتروني.

تلحق مذكرة تحليلية لكل صفقة أو ملحق يحتوي على المعلومات الأساسية التي تسمح للأعضاء بممارسة مهمتهم، تكون مرفقة بتقرير تقديمي للملف، تعدها المصلحة المتعاقدة.

وتعد المصلحة المتعاقدة المذكرة التحليلية، وفقا للنموذج المرفق. / العدد 16 8 ربيع الثاني عام 1432 ه 13 مارس سنة 2011 م يجب أن يتضمن التقرير التقديمي التذكير بالمضمون العام لمشروع الصفقة أو الملحق وكل معلومة من شأنها أن تقدم توضيحات لأعضاء لجنة الصفقات.

يجب أن يتضمن التقرير التقديمي لملفات دفاتر الشروط التذكير بالمضمون العام للمشروع وكل معلومة من شأنها أن تقدم توضيحات لأعضاء لجنة الصفقات، لا سيّما ما تعلق بشروط التأهيل ونظام تقييم العروض.

و يجب أن يذكر التقرير التقديمي لملفات الطعون والنزاعات بمحتوى العرائض وكذلك رأي المصلحة المتعاقدة.