المادة 11
الأمانة
أ) تقدم الأمانة إلى الجمعية والمجلس وأجهزتهما الفرعية الدعم في أداء وظائفها. كما تضطلع بالوظائف الأخرى الموكلة إليها بموجب هذا النظام الأساسي إلى جانب الوظائف الأخرى التي يوكلها إليها كل من الجمعية أو ا لمجلس.
ب) تتشكل الأمانة من مدير عامّ يقوم بترأسها ويعد المسؤول الأعلى عن شؤونها الإدارية إلى جانب طاقم العاملين كلما اقتضته الحاجة. ويتم تعيين المدير العامّ من قبل الجمعية بناء على توصية المجلس لمدة أربع (4) سنوات قابلة للتمديد لمدة واحدة فقط،
ج) يتحمل المدير العامّ المسؤولية أمام الجمعية والمجلس فيما يتعلق بتعيين طاقم العاملين وكذلك بتنظيم وتسيير أمور الأمانة، وهذا ضمن مسؤوليات أخرى. ويراعى قي المقام الأول عند توظيف العاملين وتحديد ظروف العمل ضرورة ضمان أعلى درجات الكفاءة والاختصاص والنزاهة. كما يؤخذ بعين الاعتبار أهمية توظيف عاملين من الدول الأعضاء في المقام الأول، وهذا مع تغطية أكبر نطاق جغرافي ممكن مع أخذ التمثيل الملائم للدول النامية بعين الاعتبار بشكل خاص والتأكيد على تحق يق التوازن بين الجنس ين.
عند وضع الميزانية يجب خلال النظر في اقتراحات التوظيف اتباع مبدأ الحفاظ على الحد الأدنى من العاملين اللازم للاضطلاع بمسؤوليات الأمانة بصورة ملائمة،
د) يشارك المدير العامّ أو من يختاره لينوب عنه في جميع اجتماعات الجمعية والمجلس دون حق التصويت،
ه) تقوم الأمانة بما يلي :
1 - إعداد مسودة برنامج عمل الوكالة ومسودة ميزانية الوكالة وتقديمها إلى ا لمجلس،
2 - تنفيذ برنامج عمل الوكالة وقراراتها،
3 - إعداد مسودة التقرير السنوي عن أنشطة الوكالة والتقارير الأخرى التي قد يطلبها كل من الجمعية أو المجلس وتقديمها إلى ا لمجلس،
4 - تقديم الدعم الإداري والفني للجمعية والمجلس وأجهزتهما الفرعية،
5 - تسهيل التواصل بين الوكالة وأعضائها، و
6 - نشر النص ائح في مجال رسم السياسات بين أعضاء الوكال ة بعد إعط ائها لهم وفقا للبند 2 من الفقرة "ج" من المادّة 4 وإعداد تقرير حول النصائح في مجال رسم السياسات التي قامت بها وتقديمه إلى كل من المجلس والجمع ية لكل من جلساتهما.
ويحتوي التقرير المقدم إلى المجلس أيضا على النصائح في مجال رسم السياسات المخطط لها عند تنفيذ برنامج العمل السنوي،
و) لا يسمح للمدير العامّ ولسائر العاملين خلال اضطلاعهم بواجباتهم بالسعي للحصول على تعليمات من حكومة أو جهة خارج الوكالة أو بتلقي هذه التعليمات. كما يمتنعون عن اتخاذ أي تدبير من شأنه أن ينعكس على مركزهم كمسؤولين دوليين مسؤولين فقط أمام الجمعية وا لمجلس. ويتعين على كل عضو احترام الطابع الدولي الحصري لمسؤوليات المدير العام وسائر العاملين ولا يسعى أي عضو للتأثير عليهم خلال قيامهم بمسؤولياتهم.
